Remote Work Tools

In Remote Work, Tools, Workflow Posted

Wer sich für das Leben eines digitalen Nomadens entscheidet, lebt von sich aus mit hoher Wahrscheinlichkeit eher minimalistisch. Schließlich macht es wenig Sinn, sich mit 50 Kilo Gepäck auf eine Weltreise zu begeben. Im Endeffekt braucht es für Remote Work also nur einen Laptop, funktionierendes WLAN und natürlich die wichtigsten Tools, um das ortsunabhängige Arbeiten am Laufen zu halten.

Welches Tool eignet sich wofür?

Tools für Remote Work gibt es mittlerweile en masse. Grund dafür ist, dass Features wie Projektmanagement oder Notizverwaltung auch im klassischen Freelancing immer wieder Anwendung finden. Ein Großteil der genannten Plattformen und Softwares kann also auch ganz einfach im selbstständigen Arbeiten genutzt werden.

1. Zeitzonen verwalten mit Every Time Zone

Gehen wir zu Beginn gleich vom Extremfall aus: ein Teil des Teams sitzt in Berlin, der andere in Kapstadt und noch ein anderer in Sydney. Wenn es darum geht, sämtliche Zeitzonen und –fenster auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen, kommt Every Time Zone ins Spiel. Als sogenannter Time Zone Converter steht es dem Team offen, persönliche Timelines zu erstellen und so verfügbare Zeiträume für Meetings und Co. festzulegen – alles orientiert an der Zeitzone des jeweiligen Standorts.

2. Projektmanagement mit Asana

Bevor es jedoch an die Planung geht, braucht es natürlich ein Konzept. Projektmanagement-Tools gibt es natürlich wie Sand am Meer. In puncto Usability zählt Asana zu den Vorreitern, denn es vereint zahlreiche Features, die das Arbeitsmanagement inklusive der Organisation und Verwaltung von Tasks erleichtern. Auf diese Weise unterstützt das Tool nicht nur den Workflow des gesamten Teams; auch die persönlichen Aufgaben und Ziele lassen sich einfacher fokussieren und erreichen.

3. Aufgaben koordinieren über Todoist

Wer Remote arbeitet, ist im Grunde genommen auf sich allein gestellt und Prokrastination ist wohl die größte Gefahr. Als Alternative zu den klassischen Post-Its, die nicht selten irgendwo im Äther verschwinden, leistet Todoist Hilfestellung in Sachen Aufgabenverwaltung. Als digitale To-Do-List (wer hätte es anders gedacht) lässt sich so über die Aktivierung des Belohnungssystems der Workflow optimieren. Und auch im Team können Notizen geteilt, Projekte geplant und Zuständigkeiten zugewiesen werden.

4. Kommunizieren über Slack

Gerade wenn der Kollege nicht mal eben im Büro nebenan anzusprechen ist, muss die Kommunikation am Leben gehalten werden. Privates vom Beruflichen zu trennen ist an dieser Stelle natürlich vorteilhaft. Wer sich also fürchtet, dass die Nachricht an die Freundin irrtümlich an den Chef geht, sollte sich Slack zulegen. Der Instant-Messaging-Dienst ist speziell auf unternehmensinterne Kommunikation ausgerichtet. Neben Video- und Audioanrufen ist so auch das direkte Teilen großer Datenmengen möglich. Die Unterhaltungen können dabei quasi B2B oder auch innerhalb der Channels mit dem gesamten Team erfolgen.

5. Virtuelle Konferenzen mit Zoom

Ähnlich wie Slack anstatt Whatsapp bietet Zoom das Pendant zu Skype. Mit dem Fokus auf Video Communications und Screen Sharing eröffnet das Tool einen virtuellen Konferenzraum, innerhalb diesem Meetings, Webinare oder auch simple Telefonate und Chats abgehalten werden. Sämtliche Besprechungspunkte können dabei über ein digitales Dashboard festgehalten und diskutiert werden.

6. Daten sichern mit Google Drive

Wir alle waren schon einmal in dieser Situation. Es deutet sich mit einem leichten Rattern an und von einer Sekunde auf die nächste friert der Bildschirm ein. Wenn die Festplatte seinen Geist aufgibt, bricht schnell eine Welt zusammen. Um diesen Datenkollaps zu verhindern, gibt es nur eine Lösung: regelmäßige Backups. Google Drive zählt wahrscheinlich zu den Klassikern in Sachen Datensicherung. Der Vorteil: es lassen sich große Datenmengen hochladen und auch mit anderen Teammitgliedern teilen – im Komplettpaket allerdings nicht ganz kostenfrei.

7. Passwörter managen über LastPass

Bei einem Großteil der Passwörter verwenden wir den gleichen Wortstamm. Die Variation liegt wenn dann in der Groß- und Kleinschreibung oder dem Setzen von Satzzeichen. Doch genau das, was uns so simpel erscheint, stiftet immer wieder Verwirrung. LastPass ist der Versuch, diesem Problem entgegenzuwirken. Der webbasierte Passwortmanager verschlüsselt dabei die Daten über mehrere Ebenen und setzt dabei auf Multifaktor-Authentifizierung. Die Sicherheit der Software ist somit als relativ hoch einzustufen. 

8. Arbeitszeiten festhalten mit Goodlance

Final geht es noch einmal um die pragmatischen Dinge im Kreislauf des Remote Workings. Denn auch ein digitaler Nomade kommt um Dinge wie Zeiterfassung oder Rechnungsstellung nicht herum. Die Rettung in der Not eines jeden Freelancers bietet Goodlance. Indem das Tool verschiedene Bereiche wie Projektmanagement, CRM und Buchhaltung zusammenfasst, erweist es sich als perfekte Option für all jene, die sich einfach nur zurücklehnen und die Freuden des ortsunabhängigen Arbeitens genießen wollen.

9. Und nicht zu vergessen: Evernote

Der Alleskönner unter den Tools für Remote Work lässt sich eigentlich keiner richtigen Kategorie zuordnen. Denn egal, ob es sich um die Organisation von Dokumenten, die Erstellung von Notizen handelt – Evernote findet auf scheinbar jedes Problem eine Lösung. Sämtliche Aktivitäten können dabei selbstverständlich ohne Limit mit dem Team geteilt werden.       

Fazit

Natürlich ist nicht jedes dieser Tools ein Muss, wenn es um erfolgreiches ortsunabhängiges Arbeiten geht. In den meisten Fällen ist es jedoch hilfreich, Absprache mit dem Team zu halten, über welche Kanäle beispielsweise die Kommunikation oder der Datentransfer stattfindet. Denn Fakt ist, dass gemeinsam genutzte Tools einen unglaublichen Mehrwert im Remote Work bieten können. So fällt es am Ende des Tages doch sehr viel leichter, es sich in der Hängematte bequem zu machen und sich auf der getanen Arbeit auszuruhen.

• Das neue Zeitmanagement: Heute ist dein Tag. Primal State am 06.04.2020